改善活動を任されたけど、やり方が分からない…
こんな疑問を解決します。
○本記事で、少し豊かになるポイント
改善活動の進め方 (初心者向け)、活動を進める時のコツが分かる
○はじめに
就職した会社で改善活動を始めて気がつけば、改善歴12年以上…
うまく進むとき、全く進まないとき、色々な経験をしてきたからこそ、これから改善活動を進める人に少しでも参考になれば幸いです。
今回は、改善活動の進め方ついて解説していきます。
改善とは、『悪いところを改めてよくすること』となっています。世界のトヨタさんが行うトヨタ生産方式でも出てくる言葉で、イメージはしやすいと思います。ただ改善を進めようとしても、闇雲に行っても成果は出ない…1人で行うにも限界がある…
じゃあどうすれば良いんだ？？こんな方々に向けた解説になります。
あるべき姿（理想）と現状の差を認識する
対象となる作業や組織で、理想的な状態をイメージします。製造現場では、高品質な製品が効率的に生産できる現場。経理では、ミスなく正確にかつ迅速に対応するとなります。その姿と現状を比べて、どんな問題があるか洗い出します。
この際、とにかく思いつくものをどんどん出してみると良いです。普段からなんでこんな面倒な事やってるんだ？これやる意味ある？など疑問を持っている人は、比較的出しやすいと思います。ただそれに固執しないで、多角的な視点で見てみると、他の問題点も見えてくるかもしれません。
あるべき姿（理想）と現実の差を埋める対策を決める
資金や時間が大量に余っている会社であれば、出した問題点を1つ1つ全て対応すればOKです。ただ通常の企業であれば、効果が高い、すぐにできるなど、優先順位をつけて取り組むのが一般的です。
まずは効果が高く、すぐできる事から、計画していきましょう。効果を優先するか、すぐできる事を優先するかは、状況によって変わると思うので、まずはこの順番が良いだろうと思って計画を作りましょう。
実行する前に…関係者に共有しよう
ここで作成した計画をすぐ実行しようとすると、8割ぐらいの確率でうまくいきません。なんでだよ？あとはやるだけだろ？？と思うかもしれませんが、私も過去に何度か経験しました…
今までは、１人または比較的少数で、問題認識 ⇒ 解決策選定 ⇒ 優先度を加味した計画作成 を行ってきました。ただ実際の職場では、上司や後輩やアルバイトの方など数多くの人がいます。
それぞれの立場から反対勢力が登場することがあるので、実行前に関係者に共有をして下さい。
勝手にやるなスタンス(上司？)
自分の知らない所で、勝手に計画を作って実行しようとすると、気に入らない…『反対だ！！』となる人がいます。今時、そんな人いるのかと疑問に思うかもしれませんが、いる可能性があると認識しておくとリスク回避が可能です。
改善すると不都合が生じる(同僚？)
1人で考えていると気づかない時もありますが、無駄だと思った作業を急にやめたとします。その際、やめた人は問題ないかもしれません。ただ、それによって面倒な作業が増える人がいる場合があります。
製品の検査を辞めたら、後工程で問題が出た、お客さんからクレームが増えたなど…。全体で考えると、楽になった場所と、大変になった場所があり、結局変わらないってパターンがよく見られます。
ここで面倒なのは、前工程が10時間が楽になって、後工程が２時間が増える場合です。全体で見ると８時間の時間の短縮ですが、後工程からすると仕事が増える…こんな状況もよくあります。この場合は管理職に相談の一択です。権限のある人に最終決断を委ねるようにして、周りからのヘイトを溜めないように気を付けましょう。
※この場合は、両方の作業を理解していれば問題ないかもしれませんが、片方しか知らない場合は確実に相談しましょう。知らない作業が、とてつもなく大変だったり、危険が伴うなどの可能性もありますので、時間だけでなく総合的な判断が必要だったりします。
管理職の方は、全体を見てどっちが良いか、更に良い方法がないかを検討して判断する必要があります。
保険を掛ける(うまくいかなかった場合を考える)
改善活動において、やってみないと分からないという状況が出てきます。この際に、ダメな状況に備えて、この場合はこんな対応など、ある想定して計画に組み込むことで、上司や周囲の賛同を得られやすくなります。「そこまで考えてるならやってみろ！！」こんな言葉が貰えるかもしれません。
まとめ
今回は初心者向けの改善の進め方を紹介しました。とりあえず、やってみるという気持ちで、小さな改善から進めて下さい。とにかく、あるべき姿（理想）をイメージする、これに尽きます。言われるがまま、教えられた仕事をただこなすだけでは、これやる意味あるか？など疑問も出てこないです。
※疑問が出ない ＝ 今の作業に問題や不満がない！！ ＝ 改善点がない…
こんな状態にならないように、注意して下さい。
『人間は考える葦である』
改善だけでなく仕事やスポーツなどでも言える事ですが、どうすれば良いか考えて、試行錯誤を続ける人が、大きな成果を出すことができます。
その最初の1歩に少しでも手助けになれれば幸いです。
今後も、人生が少し豊かになる情報を発信していきます！！
コメント